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SAP成功故事-南京茂莱光电有限公司

2017-04-17

SAP成功故事-南京茂莱光电有限公司

实施时间:_2006-12-13 至 2007-3-9_

主要问题:

1. 请简要介绍一下贵公司所经营的产品与业务模式。

茂莱光电公司是一家成立于1999年的中外合资企业,主要从事光学元件的生产销售,产品全部外销。

 

2. 上ERP是一件大事,您公司在具体经营的过程中,是在什么情况下决定加速企业信息化、应用ERP的?请谈谈您公司上线ERP具体是要解决哪些方面的问题?(销售、财务、物流等各方面)

① 现有管理工具不能适应运行需要。公司产品系多品种,小批量,交货期短,动态变化大,使用ACCESS表统计,栏目数受限,动态变更困难,应收应付款核对困难,且因多人操作安全性差,存在潜在危险。

② 业务流程亟待优化。现有业务流程不规范,职责界定难以人为地明确,导致有的岗位操作不到位,有的岗位越位操作,越权操作,工作秩序和工作效率均受到影响。

③ 整体管理水平亟待提高。由于信息分散,不及时,影响生产调度,影响对客户的服务。仓库管理粗放,家底不清,积压浪费严重。而ERP软件作为企业管理的先进工具已应运而生,且已成熟,许多企业运用见效,为提升管理水平和竞争力,决定上线ERP。

 

3. 决定应用ERP后,您公司选型的标准是怎么样子的?是否具有所处行业的特殊需求? 

选型着重考虑三条标准:

① 软件是先进的,成熟的,与国际接轨的,有利于今后升级,拓展的。

② 软件公司具有丰富的实践经验,关键人物人品好,务实,思路清晰,工作能力强。

③ 公司机构在当地,价位比较好,服务意识强。

 

4. 您公司对选择ERP软件有什么具体的要求?

总体上,我们要求系统科学,精炼,适应中小企业,适应个性化需求。SBO被业内人士称为“没有生产管理”,但其为生产管理设计的个性化报表在系统内逻辑共享,满足了企业的需求,避免了我公司暂不需使用的产能计算等过剩功能带来的繁琐。这些个性化设置在今后系统升级时不需要重做,可随系统同步升级。

具体要求主要有四项:  

① 适应多品种,小批量生产,销售的个性化需求。

② 生产环节多,变化频繁,要求简洁反映重点工序动态,为生产调度和客服提供方便。

③ 各环节要有序,受控。

④ 产质量统计,成本核算自动生成。

 

5. 是什么因素使您最终选择了SAP Business One?以及选择南京达策作为实施方。

选择南京达策为合作伙伴是基于三方面考虑:一是SBO来自****SAP,使用SAP能将使企业在国际市场上增加亮点;二是南京达策公司以上海达策为后盾,技术背景雄厚,公司经理处事诚信,年轻,精力旺盛,有十多年在外企及软件公司的工作经验,项目成功比较有把握;三是报价方案周到,合理。

 

6. 在打算实施SAP Business One之前,贵公司都做了哪些准备工作?比如说有没有进行业务流程再造(BPR),有没有进行员工培训?具体如何操作的?(请说明做这些准备工作的时间、方式、参与人员等)

打算实施ERP过程中,公司做了以下几项准备工作:

① 知识准备。公司相关负责人通过阅读ERP书籍,与软件公司交谈,参观已使用ERP的企业等途径,学习ERP的知识,为开展实施ERP的各项准备工作以及洽谈项目方案,签订项目合同储备必要的知识。

② 业务流程改造及人员准备。ERP上线前公司的业务流程不规范,准备ERP过程中,对上线后的业务流程初步设计了框架,对短缺人员的岗位逐步提前配备,让其熟悉岗位。先后增配了计划,采购,物管,生产汇报共6人,为后来的上线提供了人力支持。

③ 功能需求准备。包括产质量统计,成本核算,工时记录,报价方案及用户数等,设计出公司需要的报表栏目,供软件公司实施使用。

实施准备工作是结合询价工作过程做的。历时三个月,涉及人员10人左右。

 

7. 您公司实施SBO经历了多长时间?在实施过程中,是否发生过一些有趣事或遇到过困难?是如何克服的? 

实施SBO历时51天,其间经历了困难,风险和战胜困难、风险后的快乐。

**的困难是让几十名业务骨干,生产技术骨干在上线后尽快真正理解和正确操作BOM和物料编码。上线前反复培训似乎大家都懂了,一碰到实际各个理解不一,不少都错了,使得上线初期数据差错百出,导致系统无法正常运行。解决的方法有三个,一是软件公司实施顾问专题讲解,有的逐个辅导;二是公司管理人员到车间部门逐一了解情况,采取措施把关,如:发现某车间和质检室物料编码不一致,就通过生产订单附相关图纸核对传递的办法把关,很快解决了难题。三是对薄弱岗位临时加配大学生一对一辅导,直到薄弱岗位走上正规再撤出帮扶的大学生。

**的风险在并线初期。由于新旧体系并行,新的不熟,老的没精力保全,两者混淆,严重的时候,乱成一锅粥。采取的措施有二条:一是动员公司在线员工不惜加班加点,努力维持二个系统的运作,紧张时连续十天开夜班,常常到夜间11-12点以后。公司及时推出奖励政策。上线成功后,公司将以专项奖励的方法奖励有功人员,以示公司对上线的决心。二是把握时机,区别情况,大胆撤销老系统运作,使员工专心新系统,终于渡过了难关,走上了正规。

快乐来自奋斗后的成功。到了系统趋于稳定,效果逐步实现,心情变得快乐起来。比如,多年积压的库存产品实现了编码存放和检索,每天从中取出实现对外销售,变成了公司效益。又如,上线后增设了计划岗位,对订单进行MRP运算,避免了重复生产和采购。再如,从销售到发货各用户环环相扣,各司其职,工作秩序为之一新。

 

8. SBO实施后的效果怎么样?请介绍一下实施前后公司都有些什么变化,能否用一些前后具有对比性的数据来说明?是否达到了预期目标?公司在哪些方面获得了很大改善?公司管理层认为这套系统对企业决策的帮助有多大?

实施效果是令人欣慰的,公司运营变得系统有序,管理走上了轨道,面貌发生了可喜的变化。

① 过去由于心中无数,公司配备专人去车间了解、催货、组织发货。使用SBO后,去除了专人组织发货,转入销售人员的工作中,她们运用系统方便地做到。提前几天确定发货清单,仓库到货后,系统上马上获知,让销售人员立即组织发货。不仅节省了人力,克服了忙乱,也使销售掌握了发货的主动权。

② 过去业务流程不健全,不规范,岗位职责不明晰。销售人员为了答复客户不得不时 时越位了解产品生产进度。SBO上线后,流程正规化,设置了计划岗位,由计划了解生产进度,督促采购、生产各环节,职责得以理顺,销售岗位不再协助催货,集中精力做好客户服务工作。

③ 过去,系统管理无法对剩余物料的库存产品加以使用,造成仓库多年大量积压,成为老大难。SBO上线后,把多年积压的和新增加的物料、产品一一编号存放,纳入系统管理,有计划在系统上进行MRP运行,根据库存加上采购,再下订单,避免浪费。仅5个月,即为公司增加效益100万元。

④ 过去,生产物料无计划,基本上是车间要多少给多少,余料积压在车间也不交仓库,用料处于无管理状态。SBO上线后无生产订单不给领料。按生产订单核定数领料。余料一律交仓库管理,从根本上解决了材料管理问题。

⑤ 过去,生产经理在电脑中记录生产进度,由于栏目设置不合理,精力有限,导致数据不准,不及时,无法反映车间动态进度。销售为了答复客户,还得到车间一一询问。十分费时费力。SBO上线后,设置标准化报表,由专职生产汇报岗位逐日填报,使得生产动态信息得以共享,为生产调度也带来便利。

⑥ 过去,迟交货发生在那些加工环节若明若暗,SBO上线后,从生产汇报上清楚了解到生产各环节,为领导决策提供了方便。

⑦ 过去,由于产品批量多,品种多,有时发生退货无法查清是哪个车间造成的。SBO上线后,产品实行跟踪管理,发生退货,很快查到责任单位,方便返修,方便质量分析。

⑧ 过去,对应收应付款,靠配专人使用ACCESS表核对把关,由于品种多,环节变动大,常常是表格本身无法准确动态记录。SBO上线后,系统实施逻辑控制。有效地代替了人工的把关核对,帮助公司管好了二个钱袋。

⑨ 过去,有限的几张统计报表,靠单个电脑统计,互不关联,费时费力又不准确。SBO上线后,系统自动生成所需报表,只要有需求,可以编制设计作添加,从多个角度自动生成报表,包括财务上,凭证自动生成,负债表,损益表均自动生成,节省了大量人工劳动。

 

9. 请谈谈您在整个ERP实施过程中所获得的经验和教训,以及其它印象深刻的事。

对公司印象深刻的是,ERP帮助公司减低了成本,提高了工作效率,加强了管理,提高了经济效益。就使用了物料编码来说,带来了不少好处。一是方便了交流,过去要描述一个物料或产品,需要名称、规格、甚至图号一大串文字数据。说听都费劲,搞不好就弄错。现在,只要说一个编码,双方都非常清楚指的是何物,因为编码是**的,所以不会混淆。二是方便了库存保管和领用。过去由于品种有几百种之多,有的从外形看不出差别,要通过仪表检测才能区分,因而仓库无法保管,只能堆在一起,多年不能使用。现在有了编码,按序堆放,很容易保管、领用。

我们的感触是,当公司规模达到不能以老板个人经验实施管理的时候就应当使用ERP帮助管理。SBO软件使各岗位职责界定,上下环节互相控制,系统在为企业把关;SBO使各岗位的工作有序化,像一条无形的链条把首尾各环节有机地联系在一起,使企业高层对中层管理线条变得清晰、容易。

我们的教训是,公司项目负责人对ERP知识掌握还不够,对可能发生在过程中及实施后的状况预期不足,致使配合上不时出现被动和迟后。另外,ERP的运用过程是一个不断完善,不断提升管理的过程,需要公司领导层不断关注,不断推动,使应用效率不断增大。

此外,公司领导从项目选型到实施,必须切入实际,不能单靠项目管理,否则,上项目后难以为领导层应用。

 

10. 您对SAP Business One的评价是怎么样的?

我们对SBO的评价是很满意。认为SBO是一个个性化空间大,构思精炼的精品软件,使各环节首尾呼应,环环逻辑关联,能满足企业不同层面不断增加的动态数据需求,为提升企业提供了一个用之不竭的平台,确实是不可或缺的企业运行管理的好帮手。

 


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